キャメル珈琲様

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キャメル珈琲様

「コーヒーいかがですか?」 ― 店頭でサービスされたコーヒーを片手に店内に踏み入ると、所狭しと並んだ世界各国の珍しい食材やお菓子、ワインやコーヒー豆などについつい引き込まれてしまう。そんな世界の食材巡りの旅をするようなワクワク・ドキドキを体験できる「カルディコーヒーファーム」を運営しているのが、株式会社キャメル珈琲。

1977年にコーヒー豆の卸売業としてスタートし、1986年から小売店の運営を開始。その後店舗は全国に広がり、現在は330を超えるお店で7,000名以上の人々が勤務している。

現在も新規出店を続けるキャメル珈琲の人事を担当する辻村さんと徳山さんにお話を伺った。

勤怠管理は紙と電話とFAX。そこに、様々な問題が

写真:辻村 武彦 様

辻村 武彦 様
株式会社キャメル珈琲
人事部 部長

辻村 勤怠管理をシステム化する当初の目的は「紙からの脱却」でした。検討を行った2011年当時、すでに店舗数は250ほど、従業員数は5,000名近くという状況でした。でも勤怠管理は紙と電話とFAX。そこに、様々な問題がありました。
店長は月末になるとタイムカードに記録された勤務実績を電卓で計算していました。結果は集計表に手書きでまとめられ、タイムカードとともに報告。送られて来た集計表とタイムカードの突き合わせを行い、必要に応じて再計算した上で、給与計算システムに入力していました。
人数の多い店舗には30名を超えるスタッフがいます。店長の負担は大きかったですね。また本社でも、アウトソーサーの協力を得ていたとはいえ、毎月の処理は本当に大変でした。あと給与計算だけでなく、紙媒体の管理も大きな課題。月々5,000枚ずつ増えて行くタイムカードや集計表は、保管場所を確保するだけでも大変ですが、捜索はもっと大変。「Aさんの4月から9月までの6ヶ月分の勤怠状況を確認する」などとなると、無数の段ボールをかき分けて、6枚のタイムカードを探し出すわけです。
バイバイ タイムカードが定着した今では現場で話をすると、システム化によりラクになった、お客様のための時間が取れるようになったという話をよく聞きます。また本社でも、保管や捜索にも苦労がなくなった上に、データ化された勤務情報を活用し分析や各種フォローなど、積極的なマネジメントが可能となりました。バイバイ タイムカード導入の効果は、確実にありました。

最終的にはバイバイ タイムカードのiPad対応が決め手に

辻村 勤怠管理システムの選定では色々な会社に声をかけたのですが、最後はバイバイ タイムカードともう1社の2つに絞られました。どちらが良いか判断は難しかったのですが、最終的には バイバイ タイムカードのiPad対応 が決め手になりましたね。
当時当社では、店舗と本社の連絡など様々な業務に活用するため、新たに全店にiPadを配備することが決まっていました。その話を聞いたネオレックスさんが、iPadで打刻できるよう開発を行うと提案されたのです。当社社長への最終プレゼンに急遽用意されたというデモ用打刻アプリの操作感も非常に良く、2011年末に、バイバイ タイムカードが採用されました。

300近い店舗への勤怠管理システムの導入を3ヶ月少々で完了させるという高速プロジェクトに

辻村 システム導入が本格化したのは2012年2月。店舗数はさらに増えて、この頃には280店舗、5,000名を超える状況になりました。当社にとっては、各店舗2台ずつ、合計600台にのぼるiPadの展開や、バイバイ タイムカードによる新しい勤怠管理の全社向け説明などが必要であり、ネオレックスさんにとっては、iPadによる打刻アプリをゼロから開発する必要がありました。
その一方、店舗はクリスマスに向かう当年11月からホワイトデーの翌年3月頃までが繁忙期で、7月から期末決算に向けた対応がはじまります。このため、今回のような大規模なシステムの展開・稼働を行えるのは実質4月~6月頃に限られてしまいます。その結果バイバイ タイムカードの本稼働日は、5月11日と決定されました。つまり、勤怠管理システムの全社導入を3ヶ月あまりで完了させるという高速プロジェクトになりました。

写真:武井 俊輔

武井 俊輔
株式会社ネオレックス
キャメル珈琲担当

武井 私たちも、5月稼働というスケジュールには驚きました。日程が決定された2012年2月頃、私たちはテスト運用のために先行稼働する8店舗向けの準備をしていたのですが、その後は数十店舗ずつ段階的に展開していくイメージでいたのです。
結局、4月11日に8店舗で先行稼働した上で、翌5月11日に残り全ての店舗での一斉稼働を実現したわけですが、正直、かなり大変でした(笑)辻村さんの段取りのおかげで、何とかスケジュールをキープできたという感じです。

私たちと一緒になって、チームとして懸命に、そして楽しくプロジェクトに取り組んでくれるネオレックスさんは特別な存在

辻村 本当に大変でしたね。何事も常に駆け足で、真冬だというのにいつも汗をかいていました(笑)そして思い出深いのが「全国行脚」。3日間で全国の店長へ説明を行うという日程は、振り返ってみれば我ながら無茶なスケジュールを組んだと思うし、ネオレックスさんも良く受けてくれたと思います。
東日本と西日本の2チームに分かれて、東日本チームは東京スタート。世田谷での説明会を終えてその足で北海道に移動し、翌朝札幌で説明会をやって午後は仙台、といった日程でしたね。

武井 私は西日本担当だったのですが、東日本を担当した荒川(ネオレックスのサポートメンバー)から、札幌での深夜の焼き肉の話を聞いています。初日、説明会が長引いたので夕食が取れないまま羽田で飛行機に飛び乗った。札幌に着いたらもう遅くて飲食店が全然開いていない。やっと見つけたお店で焼き肉を食べはじめたのは、結局深夜1時過ぎだった、という話でした。

辻村 武井さんは名古屋スタートで、翌朝大阪、午後岡山、その翌日は福岡というコースでしたね。かなり強引でした(苦笑)。

武井 でも、楽しかったですね。あと私たちは普段、現場の方にお会いする機会があまりないのですが、この全国行脚ではほぼ全ての店長さんにお会いすることができたし、福岡では店舗へのiPad設置に立ち会うこともでき、とても貴重な経験になりました。

辻村 当社は創業から36年になりますが、現在もベンチャー気風が残っています。「よしやろうぜ!」という時の勢いは、本社スタッフも現場スタッフも持ち合わせています。但し当時の全国行脚をやり切れたのは、武井さん、荒川さんと組めたからだと思います。色々な企業とのお付き合いがありますが、私たちと一緒になって、チームとして懸命に、そして楽しくプロジェクトに取り組んでくれるネオレックスさんは特別な存在です。また、武井さん、荒川さんの活躍を見ていて、仕事はやはり「人」であり、企業にとって「人材」がいかに大切かを実感します。

勤怠管理がシステム化された今だからこそできる・・・

写真:徳山 弘珠 様

徳山 弘珠 様
株式会社キャメル珈琲

徳山 バイバイ タイムカードが稼働して半年ほど経った2012年末、今度は運用ルールを抜本的に見直すという取り組みがスタートしました。
例えば休日の管理。取得できなかった休みは翌月に繰り越すことができるのですが、こうした管理は原則店舗で行われていたので、本社では把握できていませんでした。
でもバイバイ タイムカードが導入され、あらゆるデータが本社でリアルタイムに確認可能となりました。勤怠管理がシステム化された今だからこそできる運用ルールをつくり、コンプライアンスの徹底をはかりつつ、店舗スタッフの負担も軽減し、さらに利便性も高めようということになったのです。各種休日をはじめとするあらゆるルールの改善を行いました。

武井 当時の変更は本当に抜本的なものでした。システム稼働後にここまで大幅にルールを変更するというのは、バイバイ タイムカードの歴史においても経験がありません。

徳山 そしてこの時も、非常に厳しいスケジュールでしたね。電話やメールも駆使しながら、武井さんや甲村さん(ネオレックスのコンサルティングメンバー)と毎日のように打ち合わせを重ねました。ネオレックスさんは、どんな相談に対してもちゃんと提案してくれました。特に武井さんはシステムだけでなく、勤怠関連の運用事例や法律にも精通していて、本当に助かりました。
こうして予定通り、最初の本稼働から1年後となる2013年6月、刷新されたバイバイ タイムカードを新たに稼働できました。実を言うと、周囲には「ネオレックスさんであれば絶対に間に合わせてくれる」という雰囲気があったので、安心して取り組んでいました。

店舗スタッフが有給休暇の残数をいつでも簡単に確認できるように

徳山 この時の対応でもう1つ大きな機能は、休日申請の電子化ですね。iPadに 申請承認機能 を追加して、従来は紙媒体で行われていた休日の申請承認をシステム化しました。紙がなくなったというメリットもありますが、重要なのは店舗スタッフが各種休暇の残数をいつでも確認できるようになったことです。iPadの申請画面に「前年からの繰越分」と「当年付与分」が分けて表示されるので、いつまでに何日の有休が失効してしまうのかを各スタッフがいつでも確認できるようになりました。

店舗の利便性向上、スタッフの満足度向上が優先事項

辻村 システムの導入や運用ルールの改善などといった取り組みは、ムダの削減や効率化といった生産性向上のためという側面もあります。でも、何よりも優先すべき点は店舗の利便性向上であり、スタッフの満足度向上です。店舗の利便性が高まれば、お客様のための時間を増やすことができます。またスタッフの満足度が高まれば、お客様により優しく、丁寧に接することができます。
当社社長の尾田からは「地球のためにいいことしよう。」と言われています。スタッフの満足度向上を通してお客様にもっと幸せになってもらう。人事部門の私たちができることだと考えます。

プロフィール

写真:辻村 武彦 様

辻村 武彦 様
株式会社キャメル珈琲
人事部 部長
2011年初期導入時のプロジェクト責任者。 強い推進力でプロジェクトを牽引。 初期導入時は、約300拠点への導入・説明会を 短期間で実現した。

写真:徳山 弘珠 様

徳山 弘珠 様
株式会社キャメル珈琲
2013年6月の大規模改修プロジェクトの中心メンバ。 社労士としての鋭い視点で、運用・システム両面の改革を進めた。

写真:武井 俊輔

武井 俊輔
株式会社ネオレックス キャメル珈琲担当
バイバイ タイムカードを顧客ごとのニーズにあわせて設定する、コンサルティングチームのリーダー。
丁寧に真のニーズを聞く姿勢で、お客様の信頼も厚い。

株式会社キャメル珈琲

事業概要:
 こだわりのコーヒー⾖、輸⼊食材、酒類の⼩売
 コーヒー豆、業務用食材、酒類の卸売
 カフェ・レストランの運営
バイバイ タイムカード利用拠点数:375 拠点
バイバイ タイムカード利用従業員数:7,574 人
URL:http://www.kaldi.co.jp/
(2014年2月現在)

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