第7回 勤怠管理ユーザーさん事例【コールセンター 500名】

QM（Quality Management）チームの遠藤です。

ネオレックスでは、"全メンバーが1社1社のお客さまを知ることで、さらなるお客さま満足向上を目指す"ために、「BT（バイバイ タイムカード）ユーザーさん紹介」を毎週行っています。

今回紹介するのは各種保険やクレジットカード、ギフトサービスなどのコールセンターのお客様です。
2012年からご利用いただいており、本社ではPCでICカードを使って打刻する方式、コールセンターではiPadでQRコードを使って打刻する方式が採用されています。

このお客様の特徴としては次のようなものがあります。

• 保険やクレジットカードのコールセンターでは24時間営業されています。
• 季節性の短期間雇用のため利用者数の急激な変動があります。
• 月給の一般社員、時給の契約社員、管理職、裁量労働者、夜勤担当者など多くの就業形態があり、8種類のまるめ集計ルールが用意されています。
• 集計ルールとしては、月間変形労働制、時短勤務、振替出勤・振替休日、年末年始の加給、夜勤時の加給などに対応しています。

このお客様は、以前は別の勤怠管理システムを利用されていましたが、そのシステムでは対応できない部分がありました。その解決を模索する中でご検討いただき、「バイバイ タイムカード」が採用されました。

以下はバイバイ タイムカードで解決することができたものです。

• 画面遷移に時間がかかる。
  　→平均応答速度0.02秒を実現しているバイバイタイムカードの動作速度により、サクサク快適にご利用頂いています。
• データの更新が1日1回のため、管理者のデータ変更後に申請があがってくるなどがあり、管理が大変。
  　→バイバイ タイムカードは登録されたデータがリアルタイムで反映されるため、この問題は解消されました。
• 短期間雇用の大量採用があると打刻手段の準備が間に合わない。
  　→バイバイ タイムカードでは従業員を登録すると、打刻用のQRコードが自動で発行され、PDFで出力可能になります。そのPDFを紙に印刷するだけで、打刻を開始できるようになりました。
• シフトは開始時刻・終了時刻を自由に変えられるようにしたい。
  　→「時刻型シフト」のオプションにより、「9:00-18:00」「21:00-翌6:00」のように自由な時間帯でシフトを管理できるようになりました。
• 手作業で提出するデータを作らなければならない派遣スタッフの管理を改善したい。
  　→派遣スタッフの派遣元へ提出するための専用のファイルを用意しました。
• 残業代の把握などのため人件費データを確認したい。
  　→従業員マスタに時給単価を登録しておき、勤務データから一人あたりの1ヶ月の人件費の概算値を出力する機能を追加しました。
• 特殊なケースを含め、申請が必要な従業員や、データの訂正が必要な従業員を確認したい。
  　→データの申請・承認・訂正が必要な場合にアラートを表示させることができます。簡単なものからかなり特殊なものまで40以上のアラートを用意しました。

非常に複雑な内容もあり、それまでに前例のない設定を行うなどお客様のご希望に応えるため努力しました。その結果、お客様が使いやすいシステムにすることができたと思います。今後も、ご利用いただくお客さまのご希望に応えるために、バイバイ タイムカードも私個人も努力を続けていきます。

(遠藤 陽介)

ネオレックスの取り組み「BT（バイバイ タイムカード）ユーザーさん紹介」についてはこちら
https://www.byebye-timecard.net/blog/2015/03/bt-2.html